Wniosek standardowy

W tym scenariuszu testowym, wyślemy wniosek o profil Word w systemie Microsoft Office dla pani Olgi Moćko. Wniosek zostanie w pełni przeprocesowany. Przedstawione zostaną trzy role biorące udział w procesie składania i przetwarzania wniosku oraz rola analityka rejestru danych oraz administratora systemu.

Pierwsza rola: Osoba składająca wniosek (manager)→ Panel wysyłania wniosków

Wejdź na pierwszy z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "manager.hr".

Po kliknięciu "Zaloguj" wybierz kontekst "HR" i kliknij "Ustaw kontekst", a zostaniesz zalogowany na panel wysyłania wniosków.

By wysłać wniosek wskaż pracownika:

• w wyszukiwarce wystarczy wpisać kilka pierwszych liter imienia lub nazwiska by ta wyświetliła listę pasujących osób
• chcesz wysłać wniosek na dane Olga Moćko wprowadź więc jej dane.

Po wybraniu pracownika system automatycznie sprawdza, czy dostępny jest dla niego rekomendowany szablon uprawnień.

W naszym przykładzie dla Olgi Moćko dostępny jest szablon obejmujący profil Word w systemie Microsoft Office. Możesz teraz skorzystać z jednej z dwóch opcji:

• Wybór ręczny - kliknij "Wybierz system do modyfikacji uprawnień", wskaż "Microsoft Office", a następnie kliknij przycisk "Dodaj" po prawej stronie wyszukiwarki. Po dodaniu systemu wyświetlona zostanie lista dostępnych profili uprawnień. W naszym przykładzie wybierz profil Word, zaznaczając odpowiadające mu pole wyboru (checkbox).
• Załaduj rekomendowane - kliknięcie przycisku spowoduje automatyczne wybranie systemu Microsoft Office oraz profilu Word. Następnie wystarczy określić okres obowiązywania uprawnienia.
  • W środowisku demonstracyjnym mechanizm rekomendacji skonfigurowano tak, aby użytkownikom należącym do grupy "Stażyści" w Active Directory (AD) rekomendowany był profil "Word" w systemie Microsoft Office. Ponieważ użytkowniczka Olga Moćko należy do tej grupy, wskazany profil jest dla niej automatycznie rekomendowany.

*screen z ustawień rekomendacji na panelu konfiguracji

Po wybraniu profilu określ okres obowiązywania uprawnienia. Do dyspozycji masz trzy predefiniowane opcje: jednodniowe, bezterminowe lub z zakresem dat. Po dokonaniu wyboru typu okresu otworzy się kalendarz. Wybierz przykładową datę i kliknij "Zatwierdź".

System umożliwia dodawanie dwóch rodzajów komentarzy:

• ogólnych, odnoszących się do całego wniosku,
• przypisanych do poszczególnych profili uprawnień.
  • w zależności od konfiguracji dany profil może nie posiadać pola komentarza lub umożliwiać jego dodanie jako opcjonalne bądź obowiązkowe. Pozwala to określić, czy podczas składania wniosku użytkownik może lub musi wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące konkretnego uprawnienia.

Dodane komentarze są widoczne na kolejnych etapach procesowania wniosku. Nie musisz tego robić, ale możesz jeśli masz ochotę.

Tak przygotowany wniosek jest gotowy do wysyłki. By tego dokonać należy jeszcze potwierdzić oświadczenie na dole strony, a następnie kliknąć "ZŁÓŻ WNIOSEK".

Po chwili strona pokaże informację potwierdzającą wysłanie wniosku, który w tym momencie trafił na kolejny etap procesu akceptacji uprawnienia.

Jeśli w tej chwili (nie musisz tego robić) ponownie wybierzesz z wyszukiwarki Olgę Moćko oraz system Microsoft zobaczysz, że przy tej konkretnej pozycji pokaże się informacja o procesowaniu. 

*Informacja dodatkowa: System Zantiga obsługuje możliwość jednoczesnego uzupełniania wniosków na wszystkie wybrane przez użytkownika systemy i profile jednocześnie. Rozwijalne menu znajduje się w prawym dolnym rogu.

Kliknij "Wyloguj" z menu po prawej stronie ekranu.

W tym wypadku proces akceptacji ma 3 stopnie:

1. wysłanie wniosku
2. akceptacja przez osobę decyzyjną
3. wprowadzenie uprawnienia w systemie firmy przez technika.

Ilość kroków akceptacyjnych zależy od zapotrzebowania klienta.

Druga rola: Osoba decyzyjna (dyrektor departamentu)→ Panel akceptacyjny

Wejdź na drugi z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "dyr.departamentu". Zostaniesz zalogowany na panel decyzyjny.

Widok "Panel akceptacyjny" przedstawia wnioski jakie czekają na akceptację. Zawiera informacje:

• jaka ilość wniosków oczekuje na decyzję
• kto wysłał dany wniosek
• na kogo został wysłany
• jaki kontekst
• typ wniosku (priorytetowy/standardowy/automatycznie wygenerowany)
  • nasz system demo pokaże wniosek jednodniowy jako priorytetowy, każdy inny jako standardowy
• oznaczenie mechanizmu, w ramach którego wygenerowano wniosek (np. RBAC, offboarding)
• kiedy wniosek został wysłany
• na jaki profil w jakim systemie
• data obowiązywania
• czy jest to wniosek o nowe uprawnienie czy  o modyfikację/odebranie
• komentarze jeśli zostały wprowadzone

Jako osoba decyzyjna także możesz dodać komentarz do wniosku: by tego dokonać kliknij w dymek i w polu, które się rozwinie, wpisz pożądane informacje.

W tym kroku jako dyrektor departamentu podejmujesz decyzję czy dany użytkownik ma uzyskać dostęp do danego zasobu firmy:

• zakładając, że zgoda zostaje udzielona kliknij "AKCEPTUJĘ".

Tym samym wniosek trafił na kolejny etap procesu akceptacji uprawnienia (do technika).

*Informacja dodatkowa: Na panelu decyzyjnym jest możliwość aktywowania funkcji jednoczesnego akceptowania/odrzucania wszystkich znajdujących na nim wniosków (panel konfiguracji). Jeśli opcja jest aktywna w prawym dolnym rogu pojawia się rozwijalne menu.

Kliknij "Wyloguj" z menu po prawej stronie ekranu.

Trzecia rola: Osoba odpowiedzialna za faktycznie nadanie uprawnienia w systemie firmy (technik)→ Panel technika

Wejdź na trzeci z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "technik". Zostaniesz zalogowany na panel technika.

Widok "Panel Technika" przedstawia wnioski oczekujące na realizację uprawnień w systemach docelowych. W zależności od konfiguracji proces ten może być realizowany manualnie przez technika lub automatycznie przez system. W obu przypadkach informacja o wykonaniu operacji zostaje zapisana w rejestrze uprawnień. Panel zawiera podobny zakres informacji jak "Panel akceptacyjny" czyli:

• jaka ilość wniosków oczekuje na decyzję
• kto wysłał dany wniosek
• na kogo został wysłany
• jaki kontekst
• typ wniosku (priorytetowy/standardowy/automatycznie wygenerowany)
• oznaczenie mechanizmu, w ramach którego wygenerowano wniosek (np. RBAC, offboarding)
• kiedy wniosek został wysłany
• na jaki profil w jakim systemie
• data obowiązywania
• czy jest to wniosek o nowe uprawnienie czy  o modyfikację/odebranie
• numer zgłoszenia
• komentarz managera  oraz osoby decyzyjnej jeśli został wprowadzony.

W pierwszej kolejności zaznacz opcję "Zablokuj na siebie". Zabezpieczy to sytuację, w której ktoś inny próbował by wprowadzić to samo uprawnienie w tym samym czasie.

Poniżej widok panelu innego przykładowego technika, w momencie gdy zablokujemy wniosek na siebie.

*Również na etapie obsługi wniosku w Panelu Technika technik ma możliwość dodania komentarza lub dodatkowych informacji.

W naszym przykładzie wniosek jest realizowany manualnie przez technika. Na potrzeby scenariusza załóż, że nadajesz wskazane uprawnienie w systemie docelowym, bez konieczności faktycznego wykonywania tej operacji. Następnie potwierdź jego nadanie, klikając przycisk "Zrealizowano". W ten sposób zakończysz proces obsługi wniosku, a informacja o jego realizacji, wraz z historią wszystkich etapów akceptacji, zostanie zapisana w rejestrze uprawnień.

W przypadku realizacji automatycznej wniosek również pojawi się w Panelu Technika, jednak z oznaczeniem "Technik AI pracuje". Nie trzeba wówczas wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Wniosek pozostanie widoczny na panelu do momentu nadejścia ustalonego terminu nadania uprawnienia. W wyznaczonym terminie Technik AI automatycznie nada uprawnienie w systemie docelowym, a informacja o realizacji zostanie zapisana w rejestrze uprawnień.

Kliknij "Wyloguj" z menu po prawej stronie ekranu.

Czwarta rola: Osoba z dostępem do rejestru (analityk)→ Przeglądanie rejestru uprawnień

Wejdź na czwarty z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "analityk".

Przeszukiwarka rejestru:

• ma możliwość filtrowania wyników dla konkretnego użytkownika, kontekstu, zakresu dat oraz systemu
  • oznacza to, iż można przeszukiwać zawartość pod kątem danego kryterium
• dodatkowo wynik przeszukiwania można grupować po użytkowniku, kontekście oraz systemie
  • oznacza to, iż prezentowane wyniki zostaną przedstawione w pożądanej kolejności
  • daje to możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób
    • przykładowo, można wyświetlić wszystkich użytkowników mających aktualnie dostęp do danego systemu lub wszystkie uprawnienia jednego z pracowników w danym zakresie czasu
• możliwe jest też przeglądanie historycznych danych z pełną informacją dotyczącą procesowania wniosku
• dane w rejestrze są danymi stałymi, nie da się ich zmodyfikować.

Na początku nie będziemy filtrować wyników. Skorzystamy z wyszukiwarki rejestru w najprostszy sposób, aby sprawdzić, jak wygląda wniosek, który przed chwilą przetworzyliśmy.

Domyślnie wyniki prezentowane są w formie widoku bezpośrednio w panelu. Aby rozpocząć przeszukiwanie rejestru, wystarczy kliknąć przycisk "Szukaj". Możesz również wyeksportować wyniki do pliku Excel lub PDF, wybierając odpowiednią ikonę po prawej stronie przycisku "Szukaj".

W rejestrze dostępne są dwie opcje przeglądania uprawnień:

• "Nadane uprawnienia" – prezentuje wszystkie aktualnie obowiązujące uprawnienia.
• "Historia" – umożliwia przeglądanie historii operacji na uprawnieniach, takich jak nadawanie, odbieranie, wycofywanie czy modyfikowanie.

Domyślnie zaznaczona jest opcja "Nadane uprawnienia".

Kliknięcie przycisku "Szukaj" rozpoczyna przeszukiwanie rejestru pod kątem wszystkich nadanych uprawnień. Ponieważ nie zastosowaliśmy żadnych filtrów, system wymaga dodatkowego potwierdzenia operacji. Aby wyświetlić wyniki, wpisz ręcznie słowo "POTWIERDZAM" (wielkimi literami), potwierdzając tym samym chęć przeszukania całego rejestru.

Jako menedżer logowaliśmy się do kontekstu "HR", wysłaliśmy wniosek na pakiet Word w systemie "Microsoft Office" dla Olgi Moćko:

• W prezentowanych wynikach kliknij więc kafelek "HR", następnie "Microsoft Office" a wyświetli się lista osób z aktualnie obowiązującymi uprawnieniami do tego pakietu i wybierz "O.Mocko"
  • widok oferuje informacje o nazwie zasobu oraz dacie obowiązywania (także czy weszła już ona w życie)
  • dodatkowo pokazywana jest też informacja "była interakcja" przy profilach, które kiedykolwiek były związane z danym użytkownikiem.

🡆 By cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony

Teraz sprawdzimy jak wygląda pełen zapis procesu akceptacji tego wniosku. W tym celu zamiast "Nadane uprawnienia" zaznacz "Historia" i aktywuj przeszukiwanie rejestru.

• przeklikaj jak wcześniej "HR" → "Microsoft Office" → "O.Mocko"
• W wyświetlonym widoku dostępna jest historia wniosków dotyczących uprawnień użytkowniczki Olga Mocko. Obejmuje ona zarówno wniosek złożony przez Ciebie (na samym dole), jak i przykładowe wnioski przygotowane na potrzeby demonstracji, w tym wniosek odrzucony oraz wniosek o odebranie uprawnienia.
• "Rozwiń historię" przy wybranym wniosku, aby prześledzić jego pełny przebieg, od momentu złożenia aż do zakończenia procesu.
• możesz odczytać dokładny czas zatwierdzenia i wprowadzenia uprawnienia, dane osób zaangażowane w proces, informacje dotyczące profili i systemów, komentarze jeśli zostały dodane oraz to czy wniosek został nadany, odrzucony, zmodyfikowany, przeterminowany czy wycofany.

🡆 Ponownie: by cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony

Teraz zaprezentujemy jak wygląda filtrowanie i grupowanie wyników.

Filtrowanie określa, które wpisy zostaną wyświetlone. Kryteria filtrowania znajdują się w panelu po lewej stronie:

• Kiedy - wybór zakresu dat
• Stan wniosku - wybór statusu: "Wszystkie", "W toku" albo "Zakończone"
• Kto - wybór użytkownika
• Gdzie - wybór kontekstu
• Co - wybór sytemu

W sekcjach "Kto" i "Gdzie" można dodatkowo określić, czy wyszukiwarka ma uwzględniać wyłącznie aktywnych użytkowników i aktywne konteksty, czy również nieaktywne elementy (np. zdezaktywowane, przy zachowaniu dostępu do pełnej historii operacji z nimi związanych).

Przefiltrujemy wyniki z zakładki "Historia" pod względem poszukiwanego systemu "Microsoft Office".

• w sekcji "Co" kliknij pole wyboru systemu i wybierz "Microsoft Office" zaznaczając ptaszkiem cały system oraz klikając "Gotowe".
• kliknij przycisk "Szukaj"
  • teraz możesz przeklikać wyniki. Tym razem jak zapewne widzisz ograniczone są one tylko i wyłącznie do systemu Microsoft Office
  • zauważ, że pierwszy kafelek jaki musisz kliknąć to zawsze kontekst "HR" (domyślne ustawienie). 
    • za kolejność wyświetlania odpowiada "grupowanie", którym zajmiemy się za chwilę.

🡆 Ponownie: by cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony

Filtrowanie i grupowanie pełnią różne funkcje. Filtrowanie określa, które wpisy zostaną wyświetlone, natomiast grupowanie określa kolejność prezentowania wyników i sposób przechodzenia do kolejnych poziomów. W sekcji "Grupuj" można ustawić kolejność grupowania według:

• Kontekstu
• Systemu
• Użytkownika

W tym przykładzie zmień wartość pierwszego poziomu grupowania z domyślnego "Kontekst" na "Użytkownik". Po aktywacji wyszukiwarki tym razem zamiast domyślnie wyświetlanego jako pierwszy kontekstu otrzymasz od razu listę użytkowników mających w swojej historii wnioski dotyczące systemu Microsoft Office. 

Po usunięciu filtra "Microsoft Office" w sekcji "Co", kolejne wyszukiwanie ukaże Ci wyniki dotyczące wszystkich możliwych systemów pogrupowane po loginie użytkowników. Będzie to wyszukiwanie w całej bazie więc trzeba będzie dodatkowo potwierdzić operację:

• przykładowo Anna Bąkowska posiada historię wniosków związanych z systemami "Serwer FTP/Zasoby sieciowe", "Zimbra Mail Server", "Helpdesk IT".

Złożone filtrowanie i grupowanie wyników daje możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób.

🡆 Ponownie: by cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony

Jak wspomniano na początku dane rejestru mogą być prezentowane zarówno w widoku  strony jak i ściągnięte na dysk w postaci pliku PDF lub Excel.

Aby ściągnąć plik należy wybrać pożądany format, dalej dopasować kryteria wyszukiwania ("aktualne uprawnienia", "historia", czy "zakończone/w toku/wszystkie") oraz kliknąć "Generuj i Pobierz":

• plik Excel- modyfikowalny plik arkusza kalkulacyjnego
• plik PDF- plik niemodyfikowalny 

Na tym kończymy prezentację systemu z perspektywy użytkownika końcowego.

Teraz przejdziemy do przedstawienia panelu administracyjnego. Będzie to tylko zarys jego możliwości. Nie martw się jeśli początkowo administracja systemem wyda Ci się skomplikowana. W fazie ewentualnego wdrożenia to głównie na naszych barkach spoczywa zadanie przygotowania systemu do potrzeb Twojej organizacji. Jednakże jest on tak zaprojektowany by po krótkim przeszkoleniu wprowadzanie zmian (dodawanie nowych zasobów, edycja profili, zarządzanie użytkownikami itd.) nie wymagało naszej ingerencji.

Piąta rola: Administrator → Panel administracji

Wejdź na piąty z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "admin". Zostaniesz zalogowany na panel administratora.

Panel Administracji umożliwia konfigurację oraz zarządzanie różnymi aspektami Zantiga.

Wcześniej jako "manager.hr" wysłałeś wniosek o uprawnienia na profil Word systemu Microsoft Office dla Olgi Moćko. Proces ten składał się z 3 kroków:

1. wysłanie wniosku jako manager kontekstu HR
2. akceptacja przez dyrektora departamentu
3. wprowadzenie uprawnienia w systemie firmy przez technika.

By zobaczyć jak wygląda wcześniej skonfigurowana droga dla tego procesu kliknij w "Obsługa wniosków" i aktywuj możliwość edycji wybierając ołówek przy elemencie "Microsoft".

Sekcja "Obsługa wniosków" umożliwia tworzenie i zarządzanie listą procesów. Procesy pełnią kluczową rolę w przepływie wniosków przez system, określając procedury i etapy realizacji wniosku.

Zauważ, że kryteria wyzwolenia procesu w tym przypadku obejmują na poziomie 1  "System" i wskazano "Microsoft Office". Poziom drugi nie jest skonfigurowany. Oznacza to, że wszystkie wnioski spełniające to kryterium (i nie spełniające żadnego innego) będą kierowane tą ścieżką. 

Zarządzanie procesami: Podczas konfiguracji procesu administrator ma możliwość ustalenia jakie konteksty, systemy czy profile zostaną przypisane do danej ścieżki. Konfiguracja jest elastyczna, co pozwala na tworzenie różnorodnych kombinacji. (np kontekst→ system→ profil lub system→ kontekst).

Standardowy proces rozpatrywania wniosku obejmuje złożenie wniosku, a następnie podjęcie odpowiednich działań przez technika. W przykładzie dla demo dodaliśmy jeden krok decyzyjny. Chcieliśmy by wnioski o dostęp do pakietu Microsoft office w pierwszej kolejności "przechodziły przez ręce" Dyrektora Departamentu. 

Pozostawimy  tematykę wcześniej składanego wniosku już za sobą. Teraz zobaczysz jak wygląda przypisywanie pracowników do Kontekstu, oraz mapowanie systemów/profili. 

Kontekst jest jednostką definiującą określony typ użytkowników o wspólnych cechach lub uprawnieniach. Przykładowo kontekst "HR" obejmuje wszystkich pracowników działu HR. 

Wybierz zakładkę "Kontekst", dalej kliknij na trójkąt przy "Database Backend" a twoim oczom ukarze się lista naszych przykładowych jednostek. 

Dodawanie managera: chcemy by "manager.hr", na którego logowałeś się na samym początku demo posiadał też rolę managera w innym kontekście ("Pracownicy stacjonarni") 

By tego dokonać kliknij na ikonę "Zarządzaj pracownikami" przy właśnie tej jednostce. Panel przekieruje cię do nowej zakładki.

Managerem jednostki może stać się jedynie pracownik wcześniej do niej dodany:

• By dodać pracownika kliknij "Dodaj nowych", w wyszukiwarce wybierz manager.hr 
• Zaznacz go i potwierdź swój wybór klikając "Dodaj Pracownika"

Poniżej listy pracowników przypisanych do jednostki jest sekcja dla managerów. W tej chwili jest pusta. Kliknij "Dodaj nowych" i wyszukaj "manager.hr". Zaznacz go i potwierdź swój wybór

• Tym sposobem jednostka "Pracownicy stacjonarni" zyskała managera.

Otwórz dodatkowe okno przeglądarki w trybie incognito (tak by nie zamykać panelu administracji). Wejdź na pierwszy z adresów jaki dostałeś na maila (panel wysyłania wniosków) i użyj danych do logowania dla "manager.hr".

Teraz podczas logowania będziesz miał też do wyboru nowy kontekst. Wybierz go.

Po zalogowaniu w wyszukiwarce pracowników ponownie wyszukaj Olgę Moćko i kliknij w  "Wybierz system do modyfikacji uprawnień"

• Jak widzisz nic się nie wyświetla. To dlatego, iż do jednostki nie są przypisane jeszcze, żadne zasoby.

Wróć na panel administracji i przejdź do sekcji "Mapowanie[Kontekst ↔ Profile]"

• system poinformuje cię, że zostaniesz przeniesiony do innej sekcji. Potwierdź tę chęć. 

W tej sekcji widzisz wszystkie systemy i profile w nich zawarte. Zaznacz "checkboxa" przy "Systemy IT" oraz "Zimbra Mail Server" i kliknij "Zastosuj zmiany".

Wróć na panel wysyłania wniosków i odśwież stronę. Ponownie wybierz Olgę Moćko, a następnie kliknij w "Wybierz system do modyfikacji uprawnień"

• Tym razem lista rozwinie się ukazując opcje, którą przed chwilą dodałeś. 

Na tym koniec naszej prezentacji.

• Jeśli jednak masz ochotę, możesz wybrać, którąś z opcji i wysłać kolejny wniosek
  • W tym wypadku oba systemy obsługiwane są przez procesy bez etapu decyzyjnego. Oznacza to, iż trafiają od razu do technika
• Możesz też wysłać modyfikację uprawnienia, które zostało nadane na początku prezentacji 
  • Proces wygląda analogicznie do wysyłania wniosku o nowe uprawnienie
  • Należy zalogować się danymi użytkownika "manager.hr" na kontekst "HR". Po wybraniu Olga Moćko→ Microsoft Office→ Word można zmień datę przyznanego już uprawnienia i wysłać nowy wniosek.

Dziękujemy za zainteresowanie i życzymy udanej reszty dnia :)