Przetwarzanie wniosku przez osobę decyzyjną

(Link do wersji demo prezentujący proces obsługi wniosku- panel decyzyjny)

Panel decyzyjny

Strona web agregująca wnioski wymagające wcześniejszego zatwierdzenia przez osobę decyzyjną (dyrektora, kierownika, sekretarza- w zależności od hierarchii organizacji).

Widok panelu decyzyjnego przedstawia wnioski oczekujące na akceptację. Osoba decyzyjna widzi jedynie wnioski z jednostek, do których ma dostęp. Informacje zawarte w widoku obejmują:

• jaka ilość wniosków oczekuje na decyzję
• kto wysłał dany wniosek
• na kogo został wysłany
• jaki kontekst
• typ wniosku (priorytetowy/standardowy)
• kiedy wniosek został wysłany
• na jaki profil, w jakim systemie
• data obowiązywania
• czy jest to wniosek o nowe uprawnienie czy o modyfikację/odebranie
• komentarz managera jeśli został wprowadzony
• oznaczenie "konflikt dat" jeśli wystąpi

Konflikt dat

W systemie Zantiga część wniosków pochodzi z ręcznie wysłanych próśb o udzielenie/modyfikacje/odebranie uprawnienia, a część generowana jest przez procesy automatyczne (odebranie uprawnienia). Pojawienie się komunikatu "konflikt dat" sygnalizuje, iż złożony został ręczny wniosek o modyfikację lub odebranie uprawnienia,  który nie został obsłużony przed datą końca tego uprawnienia. W takiej sytuacji automatyczny proces tworzenia wniosku o odebranie kończącego się uprawnienia, nie stworzy go. Zamiast tego wyświetli komunikat o konflikcie dat, wskazując na konieczność priorytetowego rozpatrzenia już istniejącego wniosku.

Przykładowo: Osoba posiada przyznane uprawnienie na okres od 10 do 13 października. System Zantiga obsługuje mechanizm automatycznego odbierania uprawnień, które wygasają z upływem czasu. W przypadku, gdy uprawnienie wygaśnie zgodnie z założonym harmonogramem, system w dniu 14 października automatycznie wygeneruje wniosek o odebranie uprawnienia (weryfikowane są ostatnie 24 godziny)

Jeśli jednak przed tym terminem zostanie złożony wniosek o modyfikację, na przykład przedłużenie daty ważności uprawnienia lub jego przekształcenie na uprawnienie bezterminowe, system nie wygeneruje wniosku o odebranie uprawnienia. W takim przypadku bot poinformuje o konflikcie dat, wyświetlając odpowiedni komunikat w kontekście wniosku o modyfikację.

Instrukcja korzystania z panelu decyzyjnego

1. Logowanie danymi dostępowymi na panel decyzyjny
2. Po zaciągnięciu listy aktualnie procesowych wniosków aktywuje się możliwość interakcji z nimi
3. Wnioski można przeglądać ręcznie lub przy użyciu filtra przeszukiwania znajdującego się w prawym górnym rogu
   • Filtr daje możliwość zawężenie wyświetlanej listy do konkretnej osoby, systemu czy profilu
4. Podjęcie decyzji
   • Na podstawie przeglądu informacji, osoba decyzyjna podejmuje decyzję czy użytkownik ma uzyskać dostęp do danego zasobu firmy czy nie.
     • Kliknięcie "ZGADZAM SIĘ" oznacza udzielenie zgody na wniosek.
     • Kliknięcie "ODRZUCAM" oznacza brak zgody
     • W obu przypadkach możliwe jest użycie opcji agregowanej oznaczającej kilka wniosków (należących do jednej osoby)
       • Jeśli w ramach tego samego wniosku istnieje np. uprawnienie priorytetowe znajdujące się w innej zakładce, użytkownik zostanie o tym poinformowany

Akcje zbiorcze

Ponadto (opcja możliwa do ustawienia w panelu konfiguracji) w prawym dolnym rogu znajduje się przycisk zatwierdzania/odrzucania wszystkich możliwych akcji, dla wielu użytkowników za jednym razem

Komentarz osoby decyzyjnej (opcjonalny)

• Osoba decyzyjna ma możliwość dodania komentarza do wniosku
• Opcję można wykorzystać, na przykład, gdy istnieje potrzeba udokumentowania przyczyn odrzucenia wniosku
• W tym celu należy wpisać pożądane informacje w polu "Komentarz" zanim wykona się kliknięcie wskazujące na odrzucenie lub akceptację

Po akceptacji wniosku przez osobę decyzyjną, ten przechodzi na kolejny etap procesu akceptacji. 

W przypadku odrzucenia wniosku, informacje dotyczące jego przebiegu zostaną zapisane w rejestrze uprawnień, a proces zostanie zakończony.

Filtrowanie i Sortowanie 

Sortuj:

• Sortuj po użytkownikach: Domyślne ustawienie wyświetlania segregują wnioski po danych użytkownika. Oznacza to iż, jeśli na jednego użytkownika zostało wysłane kilka różnych wniosków, ukażą się one w jednej grupie (chyba, że jakieś wniosek spełnia kryteria wniosku priorytetowego). W takim wypadku użytkownik może posiadać dwie agregacje. Jedną w sekcji "priorytetowe" a drugą w sekcji "standardowe"
• Sortuj po systemach: Możliwe jest także segregowanie  po systemach. W tym celu należy wybrać "Sortuj po systemach" w prawym górnym rogu. 

Filtrowanie: 

• Wyświetl tylko aktywne: wyświetla tylko wnioski możliwe do interakcji (ukrywa wnioski przeterminowane) 
• Wyświetl tylko zablokowane na mnie: wyświetla tylko wnioski wcześniej zablokowane przez  użytkownika (ukrywa wnioski nie zablokowane lub zablokowane przez innego użytkownika) Opcja specyficzna dla panelu technika. Nie działa na panelu decyzyjnym (jednak jest widoczna)
• Wyświetl tylko odblokowane: wyświetla tylko wnioski nie zablokowane przez nikogo. Opcja specyficzna dla panelu technika. Nie działa na panelu decyzyjnym (jednak jest widoczna)

Wyszukaj: Opcja ręcznej wyszukiwarki umożliwia wpisanie danych konkretnego użytkownika, systemu lub kontekstu. Można więc wyszukać wniosek konkretnego użytkownika, lub ograniczyć wyświetlanie do wybranego systemu czy jednostki.