5. Procesy akceptacyjne - obsługa wniosków
Procesy pełnią kluczową rolę w przepływie wniosków przez system. Są odpowiedzialne za określanie kroków i procedur, jakie mają zostać wykonane w trakcie realizacji wniosku. Pojedynczy proces określa szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu realizacji.
Jak to działa - przepływ wniosku
Standardowy tok procesowania wniosku obejmuje jego wysłanie przez managera, a następnie podjęcie działania przez technika (człowieka lub Technika AI). W każdej ścieżce możliwe jest skonfigurowanie dodatkowych kroków akceptacyjnych, takich jak decyzja dyrektora.
Jak przebiega realizacja wniosku:
- Manager składa wniosek o uprawnienie (nadanie / modyfikacja / odebranie)
- System dobiera właściwy proces na podstawie skonfigurowanych kryteriów wyzwalania (jednostka, system, profil, osoby decyzyjne)
- Wniosek przechodzi kolejno przez wszystkie zdefiniowane kroki decyzyjne
- Po ostatniej akceptacji wniosek trafia do technika
- Technik realizuje operację w systemie dziedzinowym i oznacza wynik
- Zrealizowano - uprawnienie zostało nadane / odebrane / zmodyfikowane
- Problem z realizacją - technik nie mógł wykonać operacji; uprawnienie nie jest nadawane
- Rejestr uprawnień (analityk) odnotowuje każde zdarzenie w historii wniosku
Zarządzanie listą procesów
Sekcja umożliwia tworzenie i zarządzanie listą procesów. Administrator ma możliwość dodawania, usuwania, edytowania oraz aktywowania lub dezaktywowania procesu, co umożliwia kompleksowe zarządzanie listą w celu dostosowania systemu do konkretnych potrzeb i wymagań organizacji.
Zarządzanie procesami
Konfiguracja
Podczas konfiguracji procesu administrator ma możliwość ustalenia jakie jednostki, systemy czy profile zostaną przypisane do danej ścieżki. Konfiguracja jest elastyczna, co pozwala na tworzenie różnorodnych kombinacji.
Standardowy tok procesowania wniosku obejmuje wysłanie takowego, a dalej podjęcie działania przez technika (faktycznego pracownika lub Technika AI). W tej sekcji możliwe jest skonfigurowanie dodatkowych kroków akceptacyjnych, na przykład uwzględnienie w procesie decyzji dyrektora. Sekcja ta odpowiada też, za ustalenie które osoby konkretnie (technicy, inne osoby decyzyjne) są odpowiedzialne za działania w ramach danego procesu.
Nazwa procesu jest widoczna w różnych obszarach systemu, identyfikując go jako istotny element zarządzania.
Raz utworzony proces można w późniejszym czasie edytować: dodać/usunąć kroki decyzyjne, lub zmodyfikować osoby biorące w nim udział.
- nowo dodana osoba od razu uczestniczy w procesie od momentu jej dodania. Oznacza to, że będzie widoczna w toku decyzyjnym wniosków, które są aktualnie procesowane
- usuwanie kroków decyzyjnych jest możliwe tylko jeśli nie istnieją żadne wnioski aktualnie na tym kroku procesowane
Dostępne kryteria wyzwalania
| Kryterium | Opis |
|---|---|
| Jednostka | Kontekst organizacyjny, np. Zarząd, Księgowość |
| System | System dziedzinowy, np. Microsoft Office, FTP |
| Profil/kontener | Konkretne uprawnienie lub grupa uprawnień |
Kryteria mogą być łączone w dowolne kombinacje. Wraz ze wzrostem liczby zastosowanych kryteriów zwiększa się poziom szczegółowości warunku wyzwalania procesu.
W przypadku dopasowania więcej niż jednego procesu do danego wniosku, system wybiera proces o najwyższym priorytecie (patrz Rozdział 6).
Zmiana nazwy procesu
Zmiana nazwy nie wpływa na bieżące wnioski; zmiana jest widoczna od razu w całym systemie.
Powiadomienia email
Istnieje możliwość aktywowania powiadomień email informujących o wnioskach oczekujących na decyzję. Powiadomienia są wysyłane raz dziennie o ustalonej godzinie, którą można skonfigurować w sekcji "Operacje cykliczne" na panelu konfiguracji.
Domyślny proces odbierania uprawnienia
Domyślna ścieżka odbierania uprawnień jest aktywowana automatycznie, gdy odbieranie dotyczy systemu z dezaktywowanym procesem. Ścieżka ta jest tworzona podczas instalacji systemu Zantiga i nie podlega dalszej konfiguracji. Domyślnym odbiorcą wniosków, pełniącym rolę technika, jest "root@localhost", który odpowiada pierwszemu użytkownikowi obecnemu w bazie (nazwa tego użytkownika może zostać zmieniona na „Administrator”).
Podsumowanie - kluczowe zasady procesów akceptacyjnych
- Każdy wniosek przechodzi przez jeden konkretny proces - dobierany automatycznie na podstawie kryteriów wyzwalania.
- Minimalny proces to: Manager → Technik (bez kroku dyrektora).
- Dodanie osoby do procesu działa natychmiast, także dla bieżących wniosków.
- Usunięcie kroku jest możliwe tylko gdy brak aktywnych wniosków na tym kroku.
- Jeśli system nie ma przypisanego procesu, przy odbieraniu uprawnień aktywuje się domyślna ścieżka odbierania uprawnień.
- Wybór procesu spośród wielu kandydatów odbywa się według zasad priorytetyzacji opisanych w Rozdziale 6.