5. Procesy akceptacyjne - obsługa wniosków
Zarządzanie listą procesów
Sekcja umożliwia tworzenie i zarządzanie listą procesów.
Procesy pełnią kluczową rolę w przepływie wniosków przez system. Są odpowiedzialne za określanie kroków i procedur, jakie mają zostać wykonane w trakcie realizacji wniosku.
Pojedynczy proces określa szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu realizacji wniosku.
Administrator ma możliwość dodawania, usuwania, edytowania oraz aktywowania lub dezaktywowania procesu, co umożliwia kompleksowe zarządzanie listą w celu dostosowania systemu do konkretnych potrzeb i wymagań organizacji.
Zarządzanie procesami
Podczas konfiguracji procesu administrator ma możliwość ustalenia jakie jednostki, systemy czy profile zostaną przypisane do danej ścieżki. Konfiguracja jest elastyczna, co pozwala na tworzenie różnorodnych kombinacji.
Standardowy tok procesowania wniosku obejmuje wysłanie takowego, a dalej podjęcie działania przez technika. W tej sekcji możliwe jest skonfigurowanie dodatkowych kroków akceptacyjnych, na przykład uwzględnienie w procesie decyzji dyrektora. Sekcja ta odpowiada też, za ustalenie które osoby konkretnie (technicy, inne osoby decyzyjne) są odpowiedzialne za działania w ramach danego procesu.
Nazwa procesu jest widoczna w różnych obszarach systemu, identyfikując go jako istotny element zarządzania.
Raz utworzony proces można w późniejszym czasie edytować: dodać/usunąć kroki decyzyjne, lub zmodyfikować osoby biorące w nim udział.
- nowo dodana osoba od razu uczestniczy w procesie od momentu jej dodania. Oznacza to, że będzie widoczna w toku decyzyjnym wniosków, które są aktualnie procesowane
- usuwanie kroków decyzyjnych jest możliwe tylko jeśli nie istnieją żadne wnioski aktualnie na tym kroku procesowane
Powiadomienia email
Istnieje możliwość aktywowania powiadomień email informujących o wnioskach oczekujących na decyzję. Powiadomienia są wysyłane raz dziennie o ustalonej godzinie, którą można skonfigurować w sekcji "Operacje cykliczne" na panelu konfiguracji.